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Cuando es prudente hacer una destrucción de documentos

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Cada vez que se realiza el cierre fiscal anual de una empresa, se apilan todos los documentos para tener soporte de las transacciones administrativas que se generan dentro de una organización. Con el paso del tiempo es probable que el espacio no sea el adecuado al guardar dichos registros y se deba realizar una destrucción de documentos.

Puede sonar sencillo, pero es necesario aclarar que se deben seguir ciertas normas establecidas al ejecutar esta actividad y es recomendable que lo hagan compañías especializadas en el ramo, a fin de no dejar pasar ningún detalle que ponga en riesgo la integridad legal de la organización.

En forma general, la destrucción de papeles consiste en eliminar aquellos papeles que ya han expirado. Puede surgir la incógnita de cuáles son los archivos que se deben descartar, para aclararla es indispensable contar con el asesoramiento de personal capacitado en el área de quienes conozcan las leyes y normas al llevar a cabo el procedimiento

La destrucción de archivos digitales también debe realizarse bajo la supervisión de profesionales teniendo en cuenta respaldar cualquier dato legalmente significativo. En este mismo sentido, los libros justificantes y correspondencias pueden ser conservados durante en un periodo de tiempo de 6 años. Esto puede variar según las leyes de cada país en el que se ejecute.

Los inventarios, libros de cuentas anuales, registros de impuestos, facturas emitidas, normativas de la empresa y de los socios no pueden destruirse bajo ningún concepto. Todos estos documentos son constancia del ejercicio fiscal que ha tenido la empresa desde sus inicios y deben ser auditados anualmente y así mantenerse al margen de las leyes.

Al momento de una fiscalización por parte de los entes gubernamentales, debe tener perfectamente archivados todos estos papeles vigentes y así mismo, los comprobantes de las destrucciones realizadas anteriormente. Las certificaciones que generan las compañías son indispensables para dar fe de lo que se ha hecho con los documentos.

Evite problemas administrativos y legales, si se encuentra en la necesidad de hacer una limpieza de documentos contacte con las mejores compañías encargadas de la destrucción de archivos y sustentará administrativamente su empresa en bases sólidas.

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